Ihre Meldestelle für Ihr Unternehmen
Wir implementieren und betreiben Ihre Meldestelle mit minimalem Aufwand unter Beachtung und Gewährleistung der höchsten Sicherheitsstandards zu günstigen Konditionen durch monatliche Festpreise.
Unsere Leistungen
- Einrichtung der Meldestellensoftware
- Übernahme Ihres Firmenlogos (Corporate Identity) und der Unternehmensfarben (Corporate Design)
- Abstimmung von einzubindenden Texten, Informationen und Nutzern Ihres Unternehmens in die Meldestellensoftware
- Unterstützung des Betriebsrats durch Muster-Betriebsvereinbarung sowie des Datenschutzbeauftragten durch Muster Datenschutz-Folgenabschätzung, Muster Datenschutzinformationen und Muster-Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
- Inklusivleistungen
- Lizenzkosten der auf Wunsch mehrsprachigen Meldestellensoftware
- Jährliche Schulung in Form eines eLearnings für Ihre Beschäftigten
- Prüfung der eingegangenen Meldungen und diesbezügliches Fallmanagement nebst Empfehlung des weiteren Vorgehens sowie die interne Kommunikation mit Ihrem Unternehmen erfolgt grundsätzlich durch Volljuristen / Rechtsanwälte
- Kommunikation mit Hinweisgebern („Whistleblowern“) unter Berücksichtigung gesetzlicher Fristen
- Grafisch aufbereitete Jahresberichte
- Zusätzliche Leistungen
- Einleitung weiterer Ermittlungen durch gegebenenfalls erforderliche externe Fachkräfte wie beispielsweise Wirtschaftsprüfer oder Privatermittler erfolgen grundsätzlich nach vorheriger Abstimmung mit Ihrem Unternehmen und werden nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet
- Aufwand für eine etwaige persönliche Zusammenkunft auf Verlangen des Hinweisgebers wird minutengenau zuzüglich Reisekosten und Auslagen abgerechnet
- Sofern Übersetzungsleistungen notwendig werden, werden diese nach tatsächlichem Kostenaufwand abgerechnet
Ihre Vorteile
%
Rechtssicher
und DSGVO-Konform
%
Vertraulich
und auf Wunsch anonym
Schnell & Einfach
Kurzfristige Bereitstellung und minimaler Implementierungsaufwand
Sicher
Technische Lösung und Betrieb unter Gewährleistung höchster Sicherheitsstandards ohne eigenes Personal zu binden
Die All-In-One Lösung
Wir implementieren und betreiben Ihre Meldestelle mit minimalem Aufwand für Ihr Unternehmen unter Beachtung und Gewährleistung der höchsten Sicherheitsstandards (u.a. ISO 27001 Zertifizierung, ISO 27001 Server-Hosting in der EU, ISAE 3000 Prüfung, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Ende-zu-Ende Verschlüsselung) zu günstigen Konditionen durch monatliche Festpreise. Alle unsere Mitarbeiter werden konsequent weitergebildet, so dass sie immer auf dem aktuellen Stand der Rechtsprechung sind. Daneben erhalten Ihre Mitarbeiter kostenfreien Zugang zu webbasierten Schulungen.
Schulung
Kostenfreie webbasierte Schulungen für die Mitarbeitenden durch ein auf eLearning spezialisiertes Unternehmen
Preis/Leistung
Kosteneffizienz und -transparenz durch monatliche Festpreise
Ihre Vorteile
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Rechtssicher
und DSGVO-Konform
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Vertraulich
und auf Wunsch anonym
Schnell & Einfach
Kurzfristige Bereitstellung und minimaler Implementierungsaufwand
Sicher
Technische Lösung und Betrieb unter Gewährleistung höchster Sicherheitsstandards ohne eigenes Personal zu binden
Schulung
Kostenfreie webbasierte Schulungen für die Mitarbeitenden durch ein auf eLearning spezialisiertes Unternehmen
Preis/Leistung
Kosteneffizienz und -transparenz durch monatliche Festpreise
Die All-In-One Lösung
Wir implementieren und betreiben Ihre Meldestelle mit minimalem Aufwand für Ihr Unternehmen unter Beachtung und Gewährleistung der höchsten Sicherheitsstandards (u.a. ISO 27001 Zertifizierung, ISO 27001 Server-Hosting in der EU, ISAE 3000 Prüfung, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Ende-zu-Ende Verschlüsselung) zu günstigen Konditionen durch monatliche Festpreise. Alle unsere Mitarbeiter werden konsequent weitergebildet, so dass sie immer auf dem aktuellen Stand der Rechtsprechung sind. Daneben erhalten Ihre Mitarbeiter kostenfreien Zugang zu webbasierten Schulungen.
Der Ablauf
Vorfall im Unternehmen
Beobachtung durch Hinweisgeber
Hinweisgeber berichtet via Meldestellensoftware
Anonymer Austausch mit Hinweisempfänger
Erstprüfung durch Hinweisempfänger
Information an Geschäftsführung
Interne Untersuchung
Entscheidungsvorschlag zu Maßnahmen
Entscheidung durch Geschäftsführung
Rückmeldung an Hinweisgeber
Vollständig DSGVO-konforme Falldokumentation
Preise
Bis 249 Mitarbeiter
mtl.249 €
zzgl. 19% USt.
Einmalige Implementierungskosten
300 €
zzgl. 19% USt.
Angebot anfragen
Bis 499 Mitarbeiter
mtl.379 €
zzgl. 19% USt.
Einmalige Implementierungskosten
500 €
zzgl. 19% USt.
Angebot anfragen
Bis 999 Mitarbeiter
mtl. ab499 €
zzgl. 19% USt.
Einmalige Implementierungskosten
500 €
zzgl. 19% USt.
Angebot anfragen
Wir unterstützen gemeinnützige Vereine und Organisationen (Non-Profit-Organisationen (NPO’s), Nicht-Regierungs-Organisationen (NGO’s), Verbände und Vereine),
indem wir für diese Sonderkonditionen anbieten.
Bei Unternehmen mit Tochtergesellschaften (Konzernstrukturen) bieten wir für die verbundenen Unternehmen deutlich reduzierte Konditionen an.
Häufige Fragen
Was regelt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)?
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) setzt die Whistleblower Richtlinie der EU (EU 2019/1937) in deutsches Recht um. Ziel des Gesetzes ist der Schutz der Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Kenntnis oder Informationen über vermeintliche Rechtsverstöße erlangt haben und diese bei einer interne oder externen Meldestelle melden möchten. Diese Personen sollen durch das Gesetz vor Repressalien geschützt werden, die sie wegen der Meldung eines vermeintlichen Rechtsverstoßes erleiden könnten. Zuwiderhandlungen oder der Versuch der Verhinderung einer Meldung werden mit einem empfänglichen Bußgeld belegt. Das Gesetz regelt ferner die Verpflichtung zur Einrichtung von Meldestellen und deren Ausgestaltung.
Was ist ein Hinweisgebersystem?
Unter Hinweisgebersystem versteht man die Verankerung des Schutzes von Hinweisgebern durch entsprechende Richtlinien für den Umgang mit Hinweisgebern und deren Meldungen, sowie die Einrichtung von Meldekanälen zur vertraulichen Meldung von Rechtsverstößen.
Was ist eine interne Meldestelle?
Eine interne Meldestelle ist eine Stelle innerhalb des Unternehmens oder eine in dessen Auftrag, z.B. durch die GIBAM betriebene, ausgelagerte Meldestelle, welche Meldungen über vermeintliche Rechtsverstöße durch Hinweisgeber entgegennimmt, die Zuständigkeit und die Stichhaltigkeit der Meldung prüft und sodann unter Wahrung der Vertraulichkeit interne Ermittlungen (Folgemaßnahmen gem. § 18 HinSchG) im Unternehmen einleitet. Die interne Meldestelle übernimmt während des Verfahrens die Kommunikation mit der hinweisgebenden Person und unterrichtet diese über geplante oder ergriffene Folgemaßnahmen, sofern dies nicht die weiteren Ermittlungen oder die Rechte der Person die Gegenstand einer Meldung ist, gefährden (§ 17 HinSchG).
Was ist eine externe Meldestelle?
Externe Meldestellen sind die von den Bundesbehörden (§§ 19, 21, 22, 23 HinSchG) und den Landesbehörden (§ 20 HinSchG) betriebenen Meldestellen, die ebenfalls Meldungen von Hinweisgebern entgegennehmen, die Kommunikation mit der hinweisgebenden Person führen und umfassend beraten. Sie prüfen den sachlichen Anwendungsbereich, die Stichhaltigkeit der Meldung (§ 28 HinSchG) und leiten gegebenenfalls Folgemaßnahmen (§ 29 HinSchG) ein. Die meldende Person hat das Wahlrecht, ob sie sich an die interne oder eine externe Meldestelle wendet. Daher sollte das Unternehmen alle potentiellen Melder über den vertraulichen, internen Meldeweg informieren und gegebenenfalls schulen, so dass Meldungen im Idealfall erst der internen Meldestelle gemeldet werden. Das Unternehmen hat so die Möglichkeit, Herr des internen Ermittlungsverfahrens zu sein.
Wer ist zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verpflichtet?
Alle Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten (Zählung nach Köpfen) sind zur Einrichtung einer Meldestelle verpflichtet (§ 12 HinSchG). Diese Pflicht gilt ebenfalls für Einrichtungen des öffentlichen Sektors, Behörden und Gemeinden ab 10.000 Einwohnern. Folgende Unternehmen sind unabhängig von ihrer Beschäftigtenzahl zur Einrichtung eine Meldestelle verpflichtet: Wertpapierdienstleistungsunternehmen (§ 2 Abs. 10 Wertpapierhandelsgesetz), Datenbereitstellungsdienste (§ 2 Abs. 40 Wertpapierhandelsgesetz), Börsenträger im Sinne des Börsengesetzes (§ 1 Abs. 1 u. 2 Börsengesetz), Institute des Kreditwesens (§ 1 Abs. 1 Buchst. b Kreditwesengesetz), Institute im Sinne des Wertpapierinstitutsgesetzes (§ 2 Absatz 1 Wertpapierinstitutsgesetz), Kapitalverwaltungsgesellschaften (§ 18 Abs. 1 Kapitalanlagegesetzbuch), Institute die unter das Versicherungsaufsichtsgesetz fallen (§ 1 Abs. 1 Versicherungsaufsichtsgesetz) und Gegenparteien eines Wertpapierfinanzierungsgeschäfts.
Muss das Hinweisgebersystem auch Meldungen von externen Hinweisgebern außerhalb des Unternehmens ermöglichen?
Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) müssen Unternehmen keine Meldungen von Personen entgegennehmen, die in keinem beruflichen Kontext zum Unternehmen stehen und nicht zu dem geschützten Personenkreis aus § 2 HinSchG gehören. Es ist jedoch empfehlenswert das Hinweisgebersystem auch für externe Hinweisgeber zu öffnen, um eventuelle Rechtsverstöße im Unternehmen aufzudecken. Werden auch anonyme Meldungen zugelassen, ist es in der Regel nicht möglich, die Zugehörigkeit zum geschützten Personenkreis des § 2 HinSchG zu überprüfen. Sofern das Unternehmen auch nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) zur Einrichtung einer Meldestelle verpflichtet ist, sollte erwogen werden, eine einheitliche Meldestelle für Hinweisgeber nach dem HinSchG und dem LkSG zu errichten, die dann für alle potentiellen (interne und externe) Hinweisgeber offensteht. GIBAM ermöglicht Ihnen mittels der eingesetzten Software, Meldungen sowohl nach dem Hinweisgeberschutzgesetz als auch nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz sowie gegebenenfalls weiteren Rechtsverpflichtungen entgegenzunehmen.
Können Unternehmen mit Tochtergesellschaften (Konzern) eine gemeinsame Meldestelle betreiben?
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sieht vor, dass in Unternehmen mit Tochtergesellschaften (Konzern) eine gemeinsame Meldestelle (§ 14 Abs. 2 HinSchG) betrieben werden kann, wenn die jeweilige Tochtergesellschaft nicht mehr als 249 Beschäftigte (Zählung nach Köpfen) hat. Hat eine Tochtergesellschaft mehr als 249 Beschäftigte, sollte für diese Gesellschaft eine eigene Meldestelle eingerichtet werden.
Was sind die Aufgaben einer internen Meldestelle?
Aufgabe der internen Meldestelle sind der Betrieb der Meldestelle einschließlich der einzurichtenden Meldekanäle. Es müssen Meldekanäle für mündliche Meldungen oder für Meldungen in Textform, die Entgegennahme von Meldungen im Rahmen einer persönlichen Zusammenkunft auf Ersuchen der hinweisgebenden Person eingerichtet werden. Weitere Aufgaben sind die Eingangsbestätigung gegenüber der meldenden Person, die Prüfung des persönlichen und sachlichen Anwendungsbereichs, die Information über die Möglichkeit einer externen Meldung, der Verweis an eine andere zuständige Stelle, die Bearbeitung von anonymen Meldungen, die Aufrechterhaltung des Kontakts zur hinweisgebenden Person, die Prüfung der Stichhaltigkeit der Meldung, die Ergreifung von Folgemaßnahmen, die Unterrichtung der meldenden Person über geplante oder ergriffene Folgemaßnahmen, die Wahrung der Vertraulichkeit der meldenden Person, die DSGVO-konforme Dokumentation und Speicherung der Daten nach Abschluss des Verfahrens.
Kann die Meldestelle auf einen Dienstleister außerhalb des Unternehmens ausgelagert werden?
Die Einrichtung und der Betrieb der internen Meldestelle nimmt ehebliche Ressourcen in Anspruch und erfordert besonders geschulte Mitarbeiter, welche nicht in einem Interessenkonflikt zu den potentiellen hinweisgebenden Personen und den Personen, die Gegenstand einer Meldung sein können, stehen dürfen. Es besteht daher die Möglichkeit, die Einrichtung und den Betrieb der Meldestelle an einen geeigneten, externen Dienstleister ausgelagert werden.
Was sind die Vorteile der Auslagerung der Meldestelle?
Auch wenn das HinSchG derzeit keine Verpflichtung enthält, Meldungen auch in anonymer Form entgegenzunehmen, sollte die Möglichkeit der anonymen Meldung bestehen. Dies erhöht die Bereitschaft die Meldung eines vermeintlichen Rechtsverstoßes vorzunehmen. Die Anonymität ist hierbei der wirksamste Schutz vor möglichen Repressalien nach einer Meldung welchen auch das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) so nicht bieten kann. Im Interesse der Aufdeckung von Rechtsverstößen im Unternehmen sollte man daher die Meldekanäle so gestalten, dass die Anonymität der meldenden Personen gewahrt bleibt, sollten diese das wünschen. Die Erfahrung zeigt, dass die Vorteile einer anonymen Meldemöglichkeit der Gefahr des Missbrauchs überwiegen.
Warum ist es empfehlenswert auch anonyme Meldungen über die Meldestelle zu ermöglichen?
Auch wenn das HinSchG derzeit keine Verpflichtung erhält, Meldungen auch in anonymer Form entgegenzunehmen, sollte die Möglichkeit der anonymen Meldung bestehen. Dies erhöht die Bereitschaft die Meldung eines Rechtsverstoßes vorzunehmen. Die Anonymität ist hierbei der wirksamste Schutz vor möglichen Repressalien nach einer Meldung welchen auch das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) so nicht bieten kann. Im Interesse der Aufdeckung von Rechtsverstößen im Unternehmen, sollte man daher die Meldekanäle so gestalten, dass die Anonymität der meldenden Personen gewahrt bleibt, sollten diese das wünschen. Die Erfahrung zeigt, dass die Gefahr des Missbrauchs durch falsche Meldungen nicht so groß ist, dass sie der Möglichkeit einer anonymen Meldung entgegenstehen.
Muss der Betriebsrat bei der Einführung eines technischen Hinweisgebersystems beteiligt werden?
Aufgrund der gesetzlichen Verpflichtung zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems mit Meldestelle (§ 12 HinSchG), obliegt dem Betriebsrat keine Mitbestimmung, ob eine Meldestelle eingerichtet wird. Es kommen aber bei der Besetzung und der Ausgestaltung der Meldestelle mehrere Beteiligungs- und Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats in Frage. In Betracht kommt das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) wenn die Ordnung des Betriebs und das Verhalten der Mitarbeitenden betroffen ist, sowie nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, wenn die Meldestelle – was zu empfehlen ist – mit Hilfe technischer Mittel realisiert wird. Weitere Mitbestimmungsrechte können sich aus §§ 96 ff. BetrVG (Berufsausbildung zur Erlangung der erforderlichen Fachkunde) und aus § 99 BetrVG (Personelle Einzelmaßnahmen in Form Einstellung oder Auswahl des Personals der Meldestelle) ergeben. Bei Ausgliederung der Meldestelle an GIBAM muss der Betriebsrat nur zu der Frage der technischen Ausgestaltung und der Datenverarbeitung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG beteiligt werden. GIBAM stellt seinen Kunden hierzu eine entsprechende Mustervereinbarung einer Betriebsvereinbarung zur Verfügung.
Was sind die Anforderungen an die Meldekanäle?
Die Meldestelle betreibt die Meldekanäle nach den Anforderungen des HinSchG, um die Meldungen entgegennehmen zu können. Es müssen Meldungen in Textform, mündlich oder auf Verlangen der hinweisgebenden Person im Rahmen einer persönlichen Zusammenkunft entgegengenommen werden. Die die Meldung bearbeitenden Personen müssen über die erforderliche Sachkunde verfügen, um das Vorliegen des persönlichen und sachlichen Anwendungsbereichs und die Stichhaltigkeit der Meldung einschätzen zu können, um sodann angemessene Folgemaßnahmen einzuleiten, die Meldung an eine andere zuständige Stelle abzugeben oder den Fall einzustellen. Die Meldestelle muss ferner in der Lage sein, auch anonyme Meldungen bearbeiten zu können und die Kommunikation mit der hinweisgebenden Person aufrechtzuerhalten und diese fristgemäß über den Eingang der Meldung und die ergriffenen und geplanten Folgemaßnahmen zu informieren. Während der gesamten Sachbearbeitung von der Entgegennahme einer Meldung bis zum Abschluss muss die Meldestelle die Vertraulichkeit nach den Anforderungen des HinSchG wahren.
Welche Folgen hat ein Verstoß gegen die Pflicht zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems?
Richtet ein Unternehmen entgegen der Verpflichtung aus dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) die interne Meldestelle nicht oder nicht fristgerecht ein, so drohen Bußgelder bis zu 20.000 Euro. Darüber hinaus könnte ein solcher Verstoß auch eine Abmachung nach dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) zur Folge haben.