Ihre Meldestelle für Ihr Unternehmen

Unter Hinweisgebersystem versteht man die Verankerung des Schutzes von Hinweisgebern durch entsprechende Richtlinien für den Umgang mit Hinweisgebern und deren Meldungen, sowie die Einrichtung von Meldekanälen zur vertraulichen Meldung von Rechtsverstößen.

Eine interne Meldestelle ist eine Stelle innerhalb des Unternehmens oder eine in dessen Auftrag, z.B. durch die GIBAM betriebene, ausgelagerte Meldestelle, welche Meldungen über vermeintliche Rechtsverstöße durch Hinweisgeber entgegennimmt, die Zuständigkeit und die Stichhaltigkeit der Meldung prüft und sodann unter Wahrung der Vertraulichkeit interne Ermittlungen (Folgemaßnahmen gem. § 18 HinSchG) im Unternehmen einleitet. Die interne Meldestelle übernimmt während des Verfahrens die Kommunikation mit der hinweisgebenden Person und unterrichtet diese über geplante oder ergriffene Folgemaßnahmen, sofern dies nicht die weiteren Ermittlungen oder die Rechte der Person die Gegenstand einer Meldung ist, gefährden (§ 17 HinSchG).

Externe Meldestellen sind die von den Bundesbehörden (§§ 19, 21, 22, 23 HinSchG) und den Landesbehörden (§ 20 HinSchG) betriebenen Meldestellen, die ebenfalls Meldungen von Hinweisgebern entgegennehmen, die Kommunikation mit der hinweisgebenden Person führen und umfassend beraten. Sie prüfen den sachlichen Anwendungsbereich, die Stichhaltigkeit der Meldung (§ 28 HinSchG) und leiten gegebenenfalls Folgemaßnahmen (§ 29 HinSchG) ein. Die meldende Person hat das Wahlrecht, ob sie sich an die interne oder eine externe Meldestelle wendet. Daher sollte das Unternehmen alle potentiellen Melder über den vertraulichen, internen Meldeweg informieren und gegebenenfalls schulen, so dass Meldungen im Idealfall erst der internen Meldestelle gemeldet werden. Das Unternehmen hat so die Möglichkeit, Herr des internen Ermittlungsverfahrens zu sein.

Alle Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten (Zählung nach Köpfen) sind zur Einrichtung einer Meldestelle verpflichtet (§ 12 HinSchG). Diese Pflicht gilt ebenfalls für Einrichtungen des öffentlichen Sektors, Behörden und Gemeinden ab 10.000 Einwohnern. Folgende Unternehmen sind unabhängig von ihrer Beschäftigtenzahl zur Einrichtung eine Meldestelle verpflichtet: Wertpapierdienstleistungsunternehmen (§ 2 Abs. 10 Wertpapierhandelsgesetz), Datenbereitstellungsdienste (§ 2 Abs. 40 Wertpapierhandelsgesetz), Börsenträger im Sinne des Börsengesetzes (§ 1 Abs. 1 u. 2 Börsengesetz), Institute des Kreditwesens (§ 1 Abs. 1 Buchst. b Kreditwesengesetz), Institute im Sinne des Wertpapierinstitutsgesetzes (§ 2 Absatz 1 Wertpapierinstitutsgesetz), Kapitalverwaltungsgesellschaften (§ 18 Abs. 1 Kapitalanlagegesetzbuch), Institute die unter das Versicherungsaufsichtsgesetz fallen (§ 1 Abs. 1 Versicherungsaufsichtsgesetz) und Gegenparteien eines Wertpapierfinanzierungsgeschäfts.

Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) müssen Unternehmen keine Meldungen von Personen entgegennehmen, die in keinem beruflichen Kontext zum Unternehmen stehen und nicht zu dem geschützten Personenkreis aus § 2 HinSchG gehören. Es ist jedoch empfehlenswert das Hinweisgebersystem auch für externe Hinweisgeber zu öffnen, um eventuelle Rechtsverstöße im Unternehmen aufzudecken. Werden auch anonyme Meldungen zugelassen, ist es in der Regel nicht möglich, die Zugehörigkeit zum geschützten Personenkreis des § 2 HinSchG zu überprüfen. Sofern das Unternehmen auch nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) zur Einrichtung einer Meldestelle verpflichtet ist, sollte erwogen werden, eine einheitliche Meldestelle für Hinweisgeber nach dem HinSchG und dem LkSG zu errichten, die dann für alle potentiellen (interne und externe) Hinweisgeber offensteht. GIBAM ermöglicht Ihnen mittels der eingesetzten Software, Meldungen sowohl nach dem Hinweisgeberschutzgesetz als auch nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz sowie gegebenenfalls weiteren Rechtsverpflichtungen entgegenzunehmen.

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sieht vor, dass in Unternehmen mit Tochtergesellschaften (Konzern) eine gemeinsame Meldestelle (§ 14 Abs. 2 HinSchG) betrieben werden kann, wenn die jeweilige Tochtergesellschaft nicht mehr als 249 Beschäftigte (Zählung nach Köpfen) hat. Hat eine Tochtergesellschaft mehr als 249 Beschäftigte, sollte für diese Gesellschaft eine eigene Meldestelle eingerichtet werden.

Aufgabe der internen Meldestelle sind der Betrieb der Meldestelle einschließlich der einzurichtenden Meldekanäle. Es müssen Meldekanäle für mündliche Meldungen oder für Meldungen in Textform, die Entgegennahme von Meldungen im Rahmen einer persönlichen Zusammenkunft auf Ersuchen der hinweisgebenden Person eingerichtet werden. Weitere Aufgaben sind die Eingangsbestätigung gegenüber der meldenden Person, die Prüfung des persönlichen und sachlichen Anwendungsbereichs, die Information über die Möglichkeit einer externen Meldung, der Verweis an eine andere zuständige Stelle, die Bearbeitung von anonymen Meldungen, die Aufrechterhaltung des Kontakts zur hinweisgebenden Person, die Prüfung der Stichhaltigkeit der Meldung, die Ergreifung von Folgemaßnahmen, die Unterrichtung der meldenden Person über geplante oder ergriffene Folgemaßnahmen, die Wahrung der Vertraulichkeit der meldenden Person, die DSGVO-konforme Dokumentation und Speicherung der Daten nach Abschluss des Verfahrens.

Die Einrichtung und der Betrieb der internen Meldestelle nimmt ehebliche Ressourcen in Anspruch und erfordert besonders geschulte Mitarbeiter, welche nicht in einem Interessenkonflikt zu den potentiellen hinweisgebenden Personen und den Personen, die Gegenstand einer Meldung sein können, stehen dürfen. Es besteht daher die Möglichkeit, die Einrichtung und den Betrieb der Meldestelle an einen geeigneten, externen Dienstleister ausgelagert werden.

Auch wenn das HinSchG derzeit keine Verpflichtung enthält, Meldungen auch in anonymer Form entgegenzunehmen, sollte die Möglichkeit der anonymen Meldung bestehen. Dies erhöht die Bereitschaft die Meldung eines vermeintlichen Rechtsverstoßes vorzunehmen. Die Anonymität ist hierbei der wirksamste Schutz vor möglichen Repressalien nach einer Meldung welchen auch das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) so nicht bieten kann. Im Interesse der Aufdeckung von Rechtsverstößen im Unternehmen sollte man daher die Meldekanäle so gestalten, dass die Anonymität der meldenden Personen gewahrt bleibt, sollten diese das wünschen. Die Erfahrung zeigt, dass die Vorteile einer anonymen Meldemöglichkeit der Gefahr des Missbrauchs überwiegen.

Auch wenn das HinSchG derzeit keine Verpflichtung erhält, Meldungen auch in anonymer Form entgegenzunehmen, sollte die Möglichkeit der anonymen Meldung bestehen. Dies erhöht die Bereitschaft die Meldung eines Rechtsverstoßes vorzunehmen. Die Anonymität ist hierbei der wirksamste Schutz vor möglichen Repressalien nach einer Meldung welchen auch das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) so nicht bieten kann. Im Interesse der Aufdeckung von Rechtsverstößen im Unternehmen, sollte man daher die Meldekanäle so gestalten, dass die Anonymität der meldenden Personen gewahrt bleibt, sollten diese das wünschen. Die Erfahrung zeigt, dass die Gefahr des Missbrauchs durch falsche Meldungen nicht so groß ist, dass sie der Möglichkeit einer anonymen Meldung entgegenstehen.

Aufgrund der gesetzlichen Verpflichtung zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems mit Meldestelle (§ 12 HinSchG), obliegt dem Betriebsrat keine Mitbestimmung, ob eine Meldestelle eingerichtet wird. Es kommen aber bei der Besetzung und der Ausgestaltung der Meldestelle mehrere Beteiligungs- und Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats in Frage. In Betracht kommt das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) wenn die Ordnung des Betriebs und das Verhalten der Mitarbeitenden betroffen ist, sowie nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, wenn die Meldestelle – was zu empfehlen ist – mit Hilfe technischer Mittel realisiert wird. Weitere Mitbestimmungsrechte können sich aus §§ 96 ff. BetrVG (Berufsausbildung zur Erlangung der erforderlichen Fachkunde) und aus § 99 BetrVG (Personelle Einzelmaßnahmen in Form Einstellung oder Auswahl des Personals der Meldestelle) ergeben. Bei Ausgliederung der Meldestelle an GIBAM muss der Betriebsrat nur zu der Frage der technischen Ausgestaltung und der Datenverarbeitung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG beteiligt werden. GIBAM stellt seinen Kunden hierzu eine entsprechende Mustervereinbarung einer Betriebsvereinbarung zur Verfügung.

Die Meldestelle betreibt die Meldekanäle nach den Anforderungen des HinSchG, um die Meldungen entgegennehmen zu können. Es müssen Meldungen in Textform, mündlich oder auf Verlangen der hinweisgebenden Person im Rahmen einer persönlichen Zusammenkunft entgegengenommen werden. Die die Meldung bearbeitenden Personen müssen über die erforderliche Sachkunde verfügen, um das Vorliegen des persönlichen und sachlichen Anwendungsbereichs und die Stichhaltigkeit der Meldung einschätzen zu können, um sodann angemessene Folgemaßnahmen einzuleiten, die Meldung an eine andere zuständige Stelle abzugeben oder den Fall einzustellen. Die Meldestelle muss ferner in der Lage sein, auch anonyme Meldungen bearbeiten zu können und die Kommunikation mit der hinweisgebenden Person aufrechtzuerhalten und diese fristgemäß über den Eingang der Meldung und die ergriffenen und geplanten Folgemaßnahmen zu informieren. Während der gesamten Sachbearbeitung von der Entgegennahme einer Meldung bis zum Abschluss muss die Meldestelle die Vertraulichkeit nach den Anforderungen des HinSchG wahren.

Richtet ein Unternehmen entgegen der Verpflichtung aus dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) die interne Meldestelle nicht oder nicht fristgerecht ein, so drohen Bußgelder bis zu 20.000 Euro. Darüber hinaus könnte ein solcher Verstoß auch eine Abmachung nach dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) zur Folge haben.